Vorgehensmodelle der Prozessoptimierung: Evolutionär vs. Revolutionär

Zusammenfassung

Dieses Modul stellt zwei grundlegende Strategien der Prozessoptimierung gegenüber: den evolutionären Ansatz (Schritt-für-Schritt-Verbesserung) und den revolutionären Ansatz (Green-Field-Methode). Es beleuchtet Entscheidungskriterien wie rechtliche Rahmenbedingungen oder Unternehmenskultur und stellt einen hybriden Best-Practice-Ansatz vor, der Vision und Ist-Analyse verbindet.

Dieses Modul beantwortet folgende Fragen:

Sollte ich Prozesse schrittweise verbessern oder komplett neu gestalten?
Wann ist eine detaillierte Ist-Analyse unverzichtbar?
Wie beeinflussen rechtliche Rahmenbedingungen (z. B. Grundgesetz) die Prozessgestaltung?
Wie kombiniere ich beide Ansätze zu einer nachhaltigen Lösung?

Grundsätzliche Strategien

In der Prozessoptimierung unterscheiden wir zwei fundamentale Denkrichtungen, die den Startpunkt und die Radikalität der Veränderung definieren.

1. Der evolutionäre Ansatz

Dieser Ansatz setzt direkt am Ist-Zustand an. Auf Basis des aktuell gelebten Ablaufs werden gezielt Verbesserungspotenziale identifiziert. Der Prozess wird schrittweise und fortlaufend weiterentwickelt (KVP).

Vorteil: Hohe Akzeptanz, geringeres Risiko, Nutzung bestehender Ressourcen.
Nachteil: Gefahr, dass grundlegende Strukturfehler nur “geflickt” werden (“Paving the Cow Path”).

2. Der revolutionäre Ansatz

Dieser Ansatz folgt der “Green-Field”-Logik (Grüne Wiese). Er verzichtet bewusst auf eine tiefe Betrachtung des Ist-Zustandes und entwirft losgelöst von Restriktionen die bestmögliche Lösung (Soll-Modell). Zentrales Ziel ist hierbei die Überwindung des sogenannten “Anchoring Effects”: Wer den alten Prozess zu genau kennt, neigt unbewusst dazu, ihn im neuen Modell nur leicht abgewandelt nachzubauen. Der revolutionäre Ansatz erzwingt hingegen einen echten Perspektivwechsel.

Vorteil: Radikale Befreiung von historisch gewachsenen Zöpfen und “Das haben wir schon immer so gemacht”-Denkweisen. Oft der einzige Weg, um disruptive Innovationen zu ermöglichen, die im engen Korsett des Bestands undenkbar wären.
Nachteil: Gefahr von unrealistischen “Wunschschlössern”, die an der Infrastruktur oder dem rechtlichen Rahmen scheitern.

🖼 GRAFIK: Vorgehensmodelle der Prozessoptimierung: Evolutionär vs. RevolutionärKI-Beschreibung: Eine vertikal strukturierte Infografik, die zwei gegensätzliche Ansätze der Prozessoptimierung (Evolutionär und Revolutionär) gegenüberstellt, deren Vor- und Nachteile analysiert, Entscheidungskriterien definiert und abschließend einen hybriden Lösungsansatz vorschlägt.

Details: Die Grafik ist in drei Hauptsegmente unterteilt:

Der Vergleich (Oben): Die linke Seite (dunkelblau) visualisiert den “Evolutionären Ansatz” als eine gewundene Straße mit Zahnrädern (“Optimierung”). Die rechte Seite (hellblau/grün) zeigt den “Revolutionären Ansatz” als eine gerade Brücke, die direkt zu einem Ziel (“Neustart”) auf einer grünen Wiese führt. Beide Seiten listen spezifische Merkmale (Häkchen) und Risiken (Kreuz) auf.

Entscheidungskriterien (Mitte): Drei Symbole (Richterhammer, Netzwerkknoten, Personengruppe) definieren die Rahmenbedingungen für die Wahl des Ansatzes.

Hybrider Ansatz (Unten): Ein Prozessdiagramm verbindet eine Glühbirne (“Vision”) und ein Dokument mit Lupe (“Ist-Analyse”) zu einer Zielscheibe (“Soll-Modell”).

Die Debatte: Ist-Analyse vs. Green-Field

In der Praxis wird oft diskutiert, ob eine Dokumentation des Ist-Zustandes überhaupt notwendig ist, wenn das Ziel ohnehin eine Neugestaltung ist.

Ein verbreiteter Impuls aus der agilen Organisationsentwicklung lautet:

„Ich finde ja Ist-Aufnahmen sind von 90er, erfunden von Organisatoren, die alleine neue Lösungen dachten. Wenn man alle Beteiligten gut mitnimmt, kann man direkt das Soll denken.“

Dennoch kann der Verzicht auf die Ist-Analyse Risiken bergen. Ob ein evolutionäres, revolutionäres oder kombiniertes Vorgehen sinnvoll ist, hängt von harten Faktoren ab.

Entscheidungskriterien für das Vorgehen

1. Rechtlicher Rahmen und Compliance

Besonders in der Verwaltung ist die “Grüne Wiese” oft eine Illusion.

Beispiel: Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes bindet die vollziehende Gewalt an Recht und Gesetz.
Konsequenz: Je stärker die Reglementierung, desto weniger Spielraum bietet ein revolutionärer Neustart. Hier muss geprüft werden, welche Teile des Prozesses gesetzlich fixiert sind.

2. Komplexität und Transparenz

Je mehr Beteiligte in einen Prozess eingebunden sind und je historisch gewachsener die Strukturen sind, desto undurchsichtiger ist der Status quo.

Ohne Ist-Analyse droht hier das Übersehen kritischer Schnittstellen.
Bei überschaubaren Teams hingegen kann das direkte “Soll-Denken” Zeit sparen und Motivation freisetzen.

3. Kultur und Psychologie

Der Umgang mit dem Ist-Zustand ist auch eine Frage der Wertschätzung.

Wenn Mitarbeitende einen Prozess jahrelang geprägt haben, kann ein rein revolutionärer Ansatz als Abwertung ihrer bisherigen Arbeit empfunden werden.
Eine Ist-Aufnahme hat hier eine psychologische Funktion: Sie macht “Leiden” (Reibungsverluste) objektiv sichtbar und erzeugt ein gemeinsames Problembewusstsein (“Sense of Urgency”).

Alternative: Der hybride Ansatz

Evolution und Revolution müssen keine Gegensätze sein. In der Praxis hat sich eine Mischform bewährt, die die Stärken beider Welten nutzt:

Die Vision (Revolutionär): Vor der Detailarbeit wird eine grobe Vision entwickelt (“Wie würden wir es tun, wenn wir heute neu anfangen würden?”). Dies geschieht noch ohne Rücksicht auf alle Restriktionen.
Die Ist-Analyse (Realitäts-Check): Erstellung eines belastbaren Ist-Modells, um die heutige Komplexität und die rechtlichen Bindungen zu verstehen.
Die Synthese (Soll-Modell): Bei der Gestaltung des Soll-Prozesses wird die Vision über das Ist-Modell gelegt. Man prüft: Welche visionären Ideen lassen sich realistisch integrieren? Wo zwingt uns das Gesetz (oder die IT) zur Anpassung?

Dieser Ansatz verhindert sowohl das “Kaputt-Optimieren” schlechter Prozesse als auch das Scheitern an der Realität.

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Über den Autor

Patrick Roßkothen ist Experte für Prozess- und Wissensmanagement. Dieses Modul wurde zuletzt am 2026-02-21 aktualisiert.