Prozessmanagement

Ich unterteile Prozessmanagement in fünf handlungsleitende Verben: Steuern, Verstehen, Gestalten, Umsetzen und Betreiben. Alles, was im Prozessmanagement zu tun ist, lässt sich einem dieser fünf Bereiche zuordnen. Verstehen, Gestalten und Umsetzen bilden den Prozesslebenszyklus – als aufeinanderfolgende Phasen, eingebettet in das übergeordnete Steuern. Betreiben schließt den Kreis und sorgt dafür, dass Prozessmanagement nicht als Projekt endet, sondern als Haltung bleibt.

Steuern

Hier landet alles Strategische: Konzepte für die Einführung von Prozessmanagement, Roll-out-Strategien und die grundsätzliche Frage, wie Prozessmanagement in einer Organisation verankert wird. Steuern ist die Metaebene. Sie gibt Richtung und Rahmen vor, innerhalb dessen der Prozesslebenszyklus wirksam werden kann.

Verstehen

In dieser Phase wird der Ist-Zustand seziert – ungeschönt und methodisch präzise. Organisch gewachsene Strukturen werden nachvollzogen, in fachliche Modelle übersetzt und anschließend analysiert. Diese Phase bildet das Fundament jeder Optimierung. Der Arbeitsmodus ist geprägt von neutraler Neugier und methodischer Strenge.

Bildlich gesprochen: Es geht ins Labor.

Gestalten

Auf Basis des Verstandenen entstehen hier die Soll-Prozesse der Zukunft. Methodisch orientiert sich diese Phase häufig am Service Design – etwa am Double Diamond – oder am Design Thinking, um den Lösungsraum strukturiert zu öffnen und kreative wie pragmatische Lösungen gleichermaßen zuzulassen.

Bildlich gesprochen: Es geht ins Atelier.

Umsetzen

Diese Phase überführt das Soll-Konzept in den gelebten Arbeitsalltag und ist damit die kritischste von allen. Sie greift tief in eingespielte Routinen ein und verlangt daher mehr als technische Implementierung. Der Fokus liegt auf Schulung, sorgfältiger Kommunikation und konsequenter Begleitung im Sinne des Change Managements. Ein Prozess entfaltet seine Wirkung nur dann, wenn Mitarbeitende ihn nicht nur kennen, sondern verstehen, akzeptieren und sicher anwenden.

Bildlich gesprochen: Es geht in die Werkstatt.

Betreiben

Prozessmanagement ist kein Projekt mit Abschlussdatum, es ist eine Daueraufgabe. Betreiben beschreibt, wie Prozessmanagement dauerhaft aufrechterhalten, in den Alltag der Organisation integriert und durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess lebendig gehalten wird. Ziel ist eine Kultur, in der das Hinterfragen und Weiterentwickeln von Prozessen zur Selbstverständlichkeit wird.

Steuern

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Betreiben

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Über den Autor

Patrick Roßkothen ist Experte für Prozess- und Wissensmanagement. Dieses Modul wurde zuletzt am 2026-02-21 aktualisiert.