Prozesse priorisieren

Zusammenfassung

Da Ressourcen begrenzt sind, können nicht alle Prozesse gleichzeitig optimiert werden. Dieses Modul beschreibt Kriterien und Vorgehensweisen, um Prozesse systematisch nach Handlungsbedarf, strategischer Relevanz und Machbarkeit zu bewerten und für die Bearbeitung auszuwählen.

Dieses Modul beantwortet folgende Fragen:

Wie wähle ich die richtigen Prozesse für eine Optimierung aus?
Welche Kriterien (z. B. Fehlerquote, Schnittstellen) deuten auf hohen Handlungsbedarf hin?
Warum ist eine transparente Dokumentation der Priorisierungsentscheidung wichtig?

Kriterien für die Priorisierung

Im Anschluss an die Prozesserhebung stellt sich die Frage, welche Abläufe vertieft bearbeitet werden sollen. Eine nachvollziehbare Priorisierung fokussiert die Ressourcen auf Prozesse mit besonderem Handlungsbedarf.

Relevante Leitfragen zur Bewertung sind:

Mitarbeitenden-Sicht: Wo drückt der Schuh am meisten?
Schnittstellen: Welche Übergaben funktionieren nicht reibungslos?
Zeit: Bei welchen Prozessen kommt es regelmäßig zu Verzögerungen?
Qualität: Wo treten häufig Fehler auf oder wird die gewünschte Ergebnisqualität verfehlt?

Grundlagen der Bewertung

Die Basis für die Entscheidung liefern die Attribute, die idealerweise bereits bei der Prozessaufnahme (z. B. im Prozess-Screening) dokumentiert wurden. Dazu gehören:

Prozessmanagement-Sicht: Verbesserungspotenzial, Fallzahlen, Komplexität.
Digitalisierungs-Sicht: Einsatz von Fachverfahren, Medienbrüche, Zugangskanäle.
Wissens-Sicht: Risiko des Wissensverlusts (z. B. durch ausscheidende Experten).

Dokumentation der Entscheidung

Die Entscheidung für oder gegen die vertiefte Bearbeitung eines Prozesses muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Es ist nicht zwingend erforderlich, ein hochkomplexes Punktesystem anzuwenden – entscheidend ist die Plausibilität.

Begründen Sie die Auswahl so, dass sie auch zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. bei Rückfragen oder Reviews) verständlich bleibt. Transparenz schafft Akzeptanz für die Roadmap.

Strategische Bedeutung & Pilotprojekte

Neben den operativen Schmerzen (“Pain Points”) ist die strategische Relevanz ein entscheidender Faktor. Priorisiert werden sollten Prozesse, die:

Zentral für die Gesamtstrategie oder politische Ziele sind.
Einen hohen Einfluss auf das Kunden-/Bürgererlebnis haben.
Teil von digitalen Transformationsprojekten sind.
Sichtbare “Quick Wins” versprechen, um Vertrauen in neue Vorgehensweisen (z. B. Prozessmanagement) zu stärken.

Hinweis zu Pilotprojekten: Für erste Pilotphasen ist eine vollumfängliche Priorisierung oft nicht zwingend. Hier reichen meist Erfahrungswissen und das “Gespür” von Führungskräften und Mitarbeitenden aus, um besonders geeignete Kandidaten für erste Erfolge zu identifizieren.

🔗 Verwandte Module

**prozessmanagement
**Kontext: Übergeordneter Rahmen für die Priorisierung.
**Identifikation von Geschäftsprozessen
**Kontext: Die Priorisierung baut oft auf den Ergebnissen der Identifikationsphase auf.
**BPMN Aufgaben und Teilprozesse
**Kontext: Verständnis der Granularität ist wichtig für die Bewertung.

Über den Autor

Patrick Roßkothen ist Experte für Prozess- und Wissensmanagement. Dieses Modul wurde zuletzt am 2026-02-21 aktualisiert.