Prozess-FMEA: Methode & Praxisbeispiel
Zusammenfassung
Abschnitt betitelt „Zusammenfassung“Die Prozess-FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) ist eine präventive Methode zur systematischen Identifikation und Bewertung von Schwachsstellen in Prozessen. Dieses Modul kombiniert die theoretischen Grundlagen (RPZ, Ablaufschritte) mit einem konkreten Anwendungsbeispiel aus der Fortbildungsorganisation.
Dieses Modul beantwortet folgende Fragen:
- Wie funktioniert die Prozess-FMEA?
- Welche Schritte sind zur Durchführung notwendig (von der Strukturanalyse bis zur Optimierung)?
- Wie sieht eine FMEA-Anwendung am Beispiel eines Fortbildungsprozesses konkret aus?
Definition und Zielsetzung
Abschnitt betitelt „Definition und Zielsetzung“Die Prozess-FMEA analysiert die gesamte Handlungs- und Fehlerkette in Geschäftsprozessen.
Die Kernziele sind:
- Fehlervermeidung: Präventives Erkennen von Ursachen, bevor Fehler auftreten.
- Prozessoptimierung: Erhöhung der Stabilität und Qualität der Abläufe.
- Kostenreduktion: Vermeidung von teurer Nacharbeit, Ausschuss oder Reklamationen.
- Wissenstransfer: Dokumentation von Erkenntnissen für zukünftige Projekte.
Der Ablauf einer FMEA
Abschnitt betitelt „Der Ablauf einer FMEA“Die Durchführung folgt einer systematischen Logik in mehreren Schritten:
- Planung und Vorbereitung: Festlegung des Betrachtungsrahmens.
- Strukturanalyse: Zerlegung des Prozesses in seine einzelnen Teilschritte.
- Funktions- und Fehleranalyse:
- Prozessschritt: Welcher prozessschritt wird betrachtet?
- Fehlermöglichkeit: Was kann fehlschlagen?
- Fehlerfolge: Was sind die Folgen des Fehlers?
- Fehlerursache: Wodurch wird dies ausgelöst?
- Optimierung: Ableitung und Umsetzung gezielter Gegenmaßnahmen.
- Dokumentation: Festhalten der Ergebnisse.
Praxisbeispiel: FMEA im Fortbildungsmanagement
Abschnitt betitelt „Praxisbeispiel: FMEA im Fortbildungsmanagement“Anhand des Prozesses “Organisation einer Fortbildung” lassen sich typische Schwachstellen, Fehlerketten und Ursachen illustrieren.
1. Prozessschritt: Ausschreibung
Abschnitt betitelt „1. Prozessschritt: Ausschreibung“- Fehlermöglichkeit: Die Informationen in der Ausschreibung sind unvollständig oder fehlerhaft.
- Fehlerursache: Mangelnde Sorgfalt oder fehlende Vorlagen bei der Erstellung.
- Fehlerfolge: Missverständnisse bei Interessenten und eine daraus resultierende geringe Anmeldequote.
2. Prozessschritt: Verbreitung
Abschnitt betitelt „2. Prozessschritt: Verbreitung“- Fehlermöglichkeit: Potenzielle Teilnehmer werden nicht erreicht.
- Fehlerursache: Auswahl unzureichender oder falscher Verteilungskanäle.
- Fehlerfolge: Geringe Reichweite und niedrige Anmeldezahl.
3. Prozessschritt: Anmeldung
Abschnitt betitelt „3. Prozessschritt: Anmeldung“- Fehlermöglichkeit: Teilnehmer können sich technisch nicht registrieren.
- Fehlerursache: Systemfehler (Bugs) oder Server-Überlastung.
- Fehlerfolge: Verlust von zahlungswilligen Kunden.
4. Prozessschritt: Bestätigung
Abschnitt betitelt „4. Prozessschritt: Bestätigung“- Fehlermöglichkeit: Die Anmeldebestätigung wird nicht versendet.
- Fehlerursache: Fehler im automatisierten E-Mail-System oder manuelle Versäumnisse.
- Fehlerfolge: Unklarheit über den Status beim Teilnehmer (führt zu Rückfragen oder Absprüngen).
| Prozessschritt | Fehlermöglichkeit | Fehlerursache | Fehlerfolge |
|---|---|---|---|
| 1. Ausschreibung | Informationen in der Ausschreibung sind unvollständig oder fehlerhaft. | Mangelnde Sorgfalt oder fehlende Vorlagen bei der Erstellung. | Missverständnisse bei Interessenten; geringe Anmeldequote. |
| 2. Verbreitung | Potenzielle Teilnehmer werden nicht erreicht. | Auswahl unzureichender oder falscher Verteilungskanäle. | Geringe Reichweite und niedrige Anmeldezahl. |
| 3. Anmeldung | Teilnehmer können sich technisch nicht registrieren. | Systemfehler (Bugs) oder Server-Überlastung. | Verlust von zahlungswilligen Kunden. |
| 4. Bestätigung | Die Anmeldebestätigung wird nicht versendet. | Fehler im automatisierten E-Mail-System oder manuelle Versäumnisse. | Unklarheit über den Status beim Teilnehmer (führt zu Rückfragen oder Absprüngen). |
🔗 Verwandte Module
Abschnitt betitelt „🔗 Verwandte Module“- **prozessmanagement
- **Kontext: Die FMEA ist ein zentrales Werkzeug im Qualitäts- und Prozessmanagement zur Sicherung stabiler Abläufe.
- **BPMN Aufgaben und Teilprozesse
- **Kontext: Um eine FMEA durchzuführen (Strukturanalyse), muss der Prozess oft zuerst sauber modelliert (z. B. in BPMN) und in Teilschritte zerlegt werden.
Über den Autor
Abschnitt betitelt „Über den Autor“Patrick Roßkothen ist Experte für Prozess- und Wissensmanagement. Dieses Modul wurde zuletzt am 2026-02-21 aktualisiert.