Phase: Verstehen (Erfassen & Analysieren)
Zusammenfassung
Abschnitt betitelt „Zusammenfassung“In dieser Phase wird der Ist-Zustand seziert. Es geht um die ungeschönte Aufnahme der Realität. Organisch gewachsene Strukturen werden nachvollzogen, in fachliche Modelle übersetzt und anschließend analysiert. Bildlich gesprochen geht es in dieser Phase ins Labor.
Dieses Modul beantwortet folgende Fragen:
- Wie gelingt der Spagat zwischen reiner Aufnahme und kritischer Analyse?
- Warum dürfen während des Interviews noch keine Lösungen diskutiert werden?
- Auf welcher Datenbasis erfolgt die Diagnose von Schwachstellen?
Der Prozess: Vom Interview zur Diagnose
Abschnitt betitelt „Der Prozess: Vom Interview zur Diagnose“Diese Phase bildet das Fundament der Optimierung. Fehler, die hier durch ungenaues Arbeiten entstehen, kosten später Zeit durch die Korrektur. Der Arbeitsmodus ist geprägt von neutraler Neugierde und methodischer Strenge.
Die Aufnahme der Realität
Abschnitt betitelt „Die Aufnahme der Realität“Im Mittelpunkt steht das Gespräch mit den Experten der Arbeitsebene – jenen Personen, die den Prozess täglich ausführen. Ziel ist eine sachgerechte Beschreibung, keine Rechtfertigung. Dabei werden nicht nur Aktivitäten erfasst, sondern das gesamte Ökosystem des Prozesses:
- Verwendete Dokumente und Formulare.
- Eingesetzte IT-Systeme und Medienbrüche.
- Schnittstellen zu anderen Abteilungen.
- Administrative Übergabepunkte.
Die methodische Trennung (Ablauf vs. Beobachtung): Eine besondere Herausforderung ist der Umgang mit offensichtlichen Fehlern. Werden Schwachstellen während des Interviews erkannt, werden diese nicht sofort diskutiert, um den Fluss der Aufnahme nicht zu stören. Stattdessen notiert der Prozessmanager sie als “Beobachtung”. Diese Trennung garantiert, dass man zuerst den tatsächlichen Ablauf versteht, bevor man ihn bewertet.
Die Modellierung als Übersetzung
Abschnitt betitelt „Die Modellierung als Übersetzung“Aus den gesammelten Informationen (Interview-Notizen, Dokumente) entsteht ein fachliches Modell – idealerweise in BPMN 2.0. Wichtig ist hier der Anspruch: Wir erstellen keine technischen IT-Diagramme, sondern fachlich lesbare Modelle. Sie dienen als gemeinsame Sprache zwischen Prozessmanagement und Fachbereich und machen die oft unsichtbare Logik der Arbeit erstmals sichtbar.
Die Diagnose (Verstehen)
Abschnitt betitelt „Die Diagnose (Verstehen)“Sobald das Modell steht, wechselt der Modus vom “Reporter” zum “Diagnostiker”. Auf Basis des Modells und der notierten Beobachtungen wird der Prozess auf Herz und Nieren geprüft. Diese Analyse erfolgt im Dialog mit dem Fachbereich, um Fehleinschätzungen zu vermeiden. Typische Symptome, nach denen gesucht wird:
- Redundanzen: Wird Arbeit doppelt gemacht?
- Medienbrüche: Wo müssen Daten händisch von Papier in IT (oder zwischen Systemen) übertragen werden?
- Liegezeiten: Wo wartet der Vorgang unnötig?
- Unklare Zuständigkeiten: Wo diffundiert Verantwortung?
Je nach Komplexität kann die Tiefe der Analyse variieren: Von einer einfachen Schwachstellenliste (bewertet nach Relevanz/Häufigkeit) bis hin zu spezialisierten Methoden wie der FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse) für kritische Prozesse.
Wichtig: Am Ende dieser Phase liegt eine fundierte Diagnose vor, aber noch kein Maßnahmenplan.
🔗 Verwandte Module
Abschnitt betitelt „🔗 Verwandte Module“- **20_ip_atoms/Workshop-Methodik für Prozessaufnahme
- **Kontext: Das konkrete Handwerkszeug für die Interviewführung.
- **Checkliste Schwachstellenanalyse
- **Kontext: Ein Leitfaden für die Diagnose-Kriterien (Redundanzen, Medienbrüche etc.).
- **Prozess-FMEA Methode & Praxisbeispiel
- **Kontext: Ein Werkzeug für die vertiefte Risiko-Analyse in dieser Phase.
- **Phasenmodell der Prozessoptimierung (3-Phasen-Zyklus)
- **Kontext: Einordnung der Phase in den Gesamtkontext.
Über den Autor
Abschnitt betitelt „Über den Autor“Patrick Roßkothen ist Experte für Prozess- und Wissensmanagement. Dieses Modul wurde zuletzt am 2026-02-21 aktualisiert.