Checkliste: Schwachstellenanalyse

Zusammenfassung

Eine strukturierte Checkliste zur Identifikation von Prozess-Schwachstellen in den Kategorien Technik, Mensch, Daten, Struktur, Ergebnis und Steuerung. Sie dient als pragmatisches Arbeitsinstrument zur Nachbereitung von Prozessaufnahmen, um Lücken aufzudecken, ohne ein komplexes Reifegrad-Audit durchzuführen.

Dieses Modul beantwortet folgende Fragen:

Welche Kategorien müssen bei der Schwachstellenanalyse betrachtet werden?
Wie unterscheidet sich die pragmatische Analyse von einem Reifegradmodell?
Welche konkreten Fragen helfen dabei, verdeckte Prozessprobleme zu identifizieren?

Kontext & Anwendungsmethodik

Die Checkliste zur Schwachstellenanalyse ähnelt in ihrer logischen Struktur einem Reifegradmodell oder einem Prozessaudit, sollte jedoch in der Praxis deutlich pragmatischer genutzt werden.

Abgrenzung zum Reifegradmodell

Ein klassisches Reifegradmodell würde bedeuten, dass Fragen systematisch auf einer Skala (z. B. 1 bis 5) bewertet werden, um einen Score für die “Optimierungsfähigkeit” zu errechnen.

Nachteil: Dies ist aufwändig, wirkt wie ein Audit und kann die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden negativ beeinflussen.
Empfehlung: Nutzen Sie diese Liste nicht als Bewertungsinstrument in großen Workshops.

Nutzung als “Personal Self-Check”

Die Checkliste eignet sich ideal als persönliches Arbeitsinstrument für Prozessmanager nach der Prozessaufnahme. Sie dient der Qualitätssicherung, um zu prüfen, ob alle relevanten Aspekte beleuchtet wurden.

Bearbeiten Sie die Fragen nicht mit einer Skala, sondern mit drei einfachen Optionen:

Ja (Hier sehe ich eine Schwachstelle).
Nein (Hier sehe ich keine Schwachstelle).
Recherche notwendig (Darüber haben wir nicht gesprochen/Information fehlt).

Diese dritte Option ist entscheidend, um Wissenslücken sichtbar zu machen und gezielt nachzuarbeiten.

Die Prüffragen

1. Technische Mittel / Arbeitsmittel

Stehen die technischen Mittel/Anwendungssysteme in hinreichender Menge zur Verfügung?
Stehen die technischen Mittel/Anwendungssysteme in hinreichender Qualität zur Verfügung?
Funktionieren die technischen Mittel/Anwendungssysteme zuverlässig?
Werden die zur Verfügung gestellten Mittel in angemessener Weise genutzt?
Gibt es technische Mittel, die vorhanden sind, aber nicht genutzt werden?
Entsprechen die Systeme dem heutigen Stand der Technik?
Gibt es fehlende Funktionalitäten in den Anwendungssystemen?
Gibt es Mängel in der Bedienbarkeit (Usability)?
Verbesserungspotenzial:
- Kann die Unterstützung durch Anwendungssysteme verbessert werden?
- Kann die Unterstützung durch technische Mittel (Hardware) verbessert werden?
- Kann die Unterstützung durch Arbeitsmittel (Sonstiges) verbessert werden?
Beschleunigung:
- Können Anwendungssysteme zur Beschleunigung führen?
- Können technische Mittel zur Beschleunigung führen?
- Können Arbeitsmittel zur Beschleunigung führen?

2. Mensch

Sind die Mitarbeitenden fachlich hinreichend qualifiziert?
Sind die Mitarbeitenden im Umgang mit der Technik hinreichend qualifiziert?
Kann der Prozess mitarbeiterfreundlicher gestaltet werden?
Kann der Prozess kundenfreundlicher gestaltet werden?
Sind die Mitarbeitenden mit dem Prozessablauf zufrieden?

3. Daten und Information

Kann die Informations-/Datenübergabe innerhalb des Organisationsbereiches verbessert werden?
Kann die Übergabe zu vor- bzw. nachgelagerten Organisationsbereichen verbessert werden?
Kann der Austausch zu vorgelagerten Prozessen verbessert werden?
Kann der Austausch zu nachgelagerten Prozessen verbessert werden?
Können Informationswege verkürzt werden?
Müssen im Prozess regelmäßig fehlende Informationen recherchiert werden?

4. Struktur

Ist der Ablauf für alle bekannt und nachvollziehbar?
Ist der Ablauf schriftlich fixiert (gibt es Arbeitsanweisungen)?
Sind alle durchgeführten Arbeiten tatsächlich notwendig (Wertschöpfung)?
Treten Engpässe (Bottlenecks) auf?
Treten Fehler im Ablauf auf?
Treten immer wiederkehrende Störfaktoren auf?
Schnittstellen & Reihenfolge:
- Ist die Anzahl der Schnittstellen hoch?
- Gibt es Schnittstellen, die verhindert werden könnten?
- Kann die Reihenfolge der Aktivitäten optimiert werden?
Rahmenbedingungen:
- Ist das Verhalten in Ausnahmesituationen geregelt?
- Wird der Gestaltungsspielraum durch äußere Einflüsse eingeschränkt (z. B. Gesetze, Pflicht-Software)?
- Stimmt der Prozess mit formalen/rechtlichen Anforderungen überein?

5. Ergebnis

Werden die vorgegebenen Termine eingehalten?
Sind die Ziele des Prozesses klar definiert?
Haben alle Beteiligten (fachdienstübergreifend) die gleichen Ziele vor Augen?
Stimmen Ziel und Ergebnis des Prozesses überein?
Ist die Form des Ergebnisses gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Personalausweis vs. Hundemarke)?
Gibt es lange Durchlaufzeiten?
Sind die Kunden mit dem Prozess zufrieden?
Treten im Ergebnis Fehler auf?

6. Steuerung

Existiert ein Abstimm- und Kontrollsystem?
Genügt dieses System den Anforderungen?
Sind die Qualitätsanforderungen sinnvoll und notwendig?
Gibt es sehr viele Prüfschritte oder Kontrollen (Genehmigungen, Unterschriften)?
Sind diese Prüfschritte in ihrer Gesamtheit notwendig?
Kann die Prozessüberwachung verbessert werden?
Sind Verantwortung und Kompetenzen richtig zugeordnet?

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Über den Autor

Patrick Roßkothen ist Experte für Prozess- und Wissensmanagement. Dieses Modul wurde zuletzt am 2026-02-21 aktualisiert.